با فراهم شدن امکان ثبت آنلاین شرکت، دیگر نیازی به مراجعه حضوری متقاضیان وجود ندارد. تمام مدارک لازم برای ثبت شرکت سهامی خاص را می‌توان به‌صورت اینترنتی تکمیل و ارسال کرد. مدارک موردنیاز (۱۲ مورد) برای ثبت شرکت سهامی خاص به شرح زیر است:
۱. تصویر مدارک شناسائی مانند کارت ملی و شناسنامه کلیه سهامداران و بازرسین.
۳. اساسنامه شرکت.
۴. صورتجلسه مجمع عمومی و مؤسسین شرکت.
۵. دریافت تأییدیه آدرس و کد پستی محل شرکت.
۶. ثبت نام کد ثنا برای تمام اعضای هیئت مدیره (قانون جدید از آبان ماه ۱۴۰۰).
۷. تعیین حق امضای شرکت (چنانچه حق امضا برای بیش از یک نفر باشد باید نوع و شرایط امضاهای شرکت مشخص شود).
۸. تعیین سمت و سهام هریک از اعضاء.
۹. ارائه ۵ مورد پیشنهاد نام شرکت حداقل ۳ سیلابی به ترتیب اولویت.
۱۰. ارائه مجوز (برای شرکت‌هایی که نیاز به مجوز دارند).
۱۱. ارائه وکالتنامه وکیل (در صورتی که گیرنده کار از اداره وکیل باشد).
۱۲. ارائه گواهی پرداخت حداقل ۳۵ درصد سرمایه شرکت از بانکی که حساب شرکت در شرف تأسیس در آنجا افتتاح شده.
۱۳. ارائه تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری (اگر آورده شرکت غیر نقد باشد).
آنچه می‌خوانید....
۱. مدارک شناسایی
ارائه تصویر کارت ملی و شناسنامه، برای کلیه شرکا ضروری است (نیاز به فتوکپی و اصل مدارک نیست، یک عکس از روی مدارک کافی است). در مواردی که نیاز به استعلام سابقه کیفری و سوءپیشینه اشخاص باشد، این کار به‌صورت خودکار در سامانه ثبت شرکت‌ها انجام می‌گیرد. همچنین برای ثبت شرکت نیازی به ارائه مدرک تحصیلی نیست. البته برای گرفتن مجوز فعالیت از نهادهای دیگر ممکن است در حوزه‌های تخصصی به این مدارک نیاز پیدا کنید. همچنین ارائه کارت پایان خدمت یا معافیت سربازی برای ثبت شرکت ضرورتی ندارد.
۲. اظهارنامه
اظهارنامه، جز اوراق الزامی برای ثبت شرکت‌های سهامی خاص می باشد و همچنین سند ثبت شرکت نیز به حساب می آید. اظهار نامه می بایست با قید تاریخ، در دو نسخه به امضای کلیه ی سهامداران و بازرسین شرکت برسد. نکته مهم در رابطه با اظهارنامه این است که لیست سهامداران یک بار برای همیشه در آن قید می گردد و اگربعدا نقل و انتقالی در میزان سهام شرکت صورت بگیرد تغییرات مربوط نیازی به انتشار آگهی تغییرات در روزنامه رسمی ندارد و این تغییرات صرفا در دفتر انتقال سهام ثبت خواهند شد. موضوعات زیر هم حتماٌ باید توی اظهارنامه آورده بشه:
نام شرکت.
موضوع شرکت.
هویت کامل و اقامتگاه مؤسسین.
مبلغ سرمایۀ شرکت و تعیین مقدار نقدی و غیر نقدی آن به تفکیک.
تعداد سهام با نام و بی نام و مبلغ اسمی آن‌ها، اگر سهام ممتاز هم مورد نظر باشه، تعیین تعداد، امتیازات و خصوصیات این نوع از سهام.
میزان تعهد هر کدام از مؤسسین، و مبلغی که پرداخت کرده اند، با تعیین شمارۀ حساب و نام بانکی که مبالغ پرداختی به آن واریز شده است (اگر هم آورده غیرنقدی باشه، توصیف کامل آن).
مرکز اصلی شرکت.
مدت شرکت.
مدیران شرکت و اشخاصی که حق امضا دارند.
نام مدیر عامل و حدود اختیارات او.
۳. اساسنامه
اساسنامه، رکن اصلی تمامی شرکت‌ها است. روابط شرکا با یکدیگر، حدود اختیارات اعضا، نحوه تقسیم سود و شرایط انحلال شرکت در این سند مشخص می‌شوند. تمام قوانین داخلی مربوط به ادارۀ مجموعه و نظارت بر عملکرد مدیران و رابطه با شرکا نیز در اساسنامه درج میشود. همچنین نام شرکت، موضوع شرکت، مدت شرکت، مرکز اصلی شرکت، مبلغ سرمایه و بسیاری از موارد مرتبط دیگر در این تفاهم‌نامه ذکر می‌شوند. تنظیم اساسنامه شرکت نیاز به تخصص دارد و باید بسیار دقیق انجام شود. در پایان، اساسنامه باید به تائید و امضای تمامی اعضا برسد. تغییر دادن مندرجات اساسنامه به برگزاری مجدد مجمع عمومی و تصمیم اکثریت شرکا نیاز دارد.
۴. صورتجلسه هیئت‌مدیره
اعضای هیئت‌مدیره شامل: رییس هیئت‌مدیره، نائب رییس هیئت‌مدیره و اعضای عادی می‌باشد. تمام تصمیمات هیئت‌مدیره شرکت باید در قالب صورتجلسه تنظیم شوند و به اداره ثبت شرکت‌ها تسلیم گردند. گفتنی است که برای رسمیت یافتن این جلسات، حضور دست‌کم نیمی از اعضا الزامی است. نکتۀ مهمی که باید در تنظیم این سند در نظر داشت، ثبت دقیق تاریخ برگزاری شامل ساعت آغاز و پایان آن است. انسجام مطالب و ارتباط موضوعات نیز بسیار اهمیت دارد. این برگه باید دربردارندۀ خلاصه مذاکرات و تصمیمات نهایی هیئت‌مدیره باشد.
۵. مجوز فعالیت
مجوز فعالیت می‌تواند جواز تأسیس، پروانه بهره‌برداری، پروانه ساخت، جواز کسب و یا هرگونه گواهی فعالیت صادره از نهادهای قانونی باشد. ارائۀ این مدرک برای ثبت شرکت‌هایی که موضوع فعالیت آن‌ها نیاز به دریافت مجوز از مراجع ذی‌صلاح دارد الزامی است.
۶. ثبت‌نام کد ثنا برای تمام اعضای هیئت‌مدیره
طبق قانون جدید اداره ثبت شرکت‌ها از آبان ماه ۱۴۰۰ کلیه اعضای هیئت‌مدیره شرکت‌های تازه تأسیس، باید در سامانه ثنا ثبت‌نام کرده و کد ثنا دریافت کنند. سپس می‌توانند اقدام به ثبت شرکت کنند.
۷. ارائه ۵ مورد پیشنهاد نام شرکت حداقل ۳ سیلابی به ترتیب اولویت
برای انتخاب نام شرکت یا مؤسسه، می‌بایست به یکسری قوانین مندرج در اداره ثبت توجه شود، که آن قوانین عبارت‌اند از:
اسامی انتخابی برای نام شرکت باید دارای ۳ سیلاب (اسم خاص) باشد (به‌عنوان‌مثال: سفیر سلامت البرز).
نام انتخابی باید ریشه فارسی داشته و دارای مفهوم و معانی در جامعه و هنر باشد (اسامی مدنظر در لغت‌نامه دهخدا یا معین، دارای معنا باشد).
جهت تکراری نبودن نام انتخابی خود می‌توانید به سامانه اینترنتی www.ilenc.ir مراجعه کنید (برای تسریع در انجام امور ثبت و انتخاب نام شرکت خود، می‌توانید با کارشناسان ثبت کورش تماس بگیرید).
برای نام‌گذاری شرکت‌های تجاری، نباید از اسامی ایثارگران، شهدا و القاب آن‌ها استفاده شود.
از اسامی شاعران، دانشمندان و کاشفان، نمی‌توان در نام‌گذاری شرکت استفاده کرد.
در صورت استفاده از اعداد در نام شرکت بهتر است آن را به‌صورت حروف درج کنید.
از حروف اول چند کلمه به‌عنوان اسم مخفف و یا ترکیبی از چند حرف، استفاده نشود.
۸. دریافت تأییدیه آدرس و کد پستی محل شرکت
دریافت تأییدیه کد پستی هم به‌صورت حضوری و هم غیرحضوری امکان‌پذیر است. شما می‌توانید برای دریافت تأییدیه کد پستی با کد پستی و آدرس به یکی از دفاتر پستی مراجعه کرده و درخواست دریافت گواهی کد پستی نمایید یا اینکه به درگاه خدمات الکترونیک پست مراجعه کرده و از این طریق اقدام نمایید.
۹. تعیین سمت و میزان سهم الشرکه هر یک از شرکا
در جلسه مجمع عمومی عادی که با حضور کلیه سهامداران یا شرکاء برگزار میشود، اعضاء هیئت مدیره انتخاب و رای گیری انجام شود. سهامداران و شرکاء فقط مجاز به انتخاب اعضاء هیئت مدیره می باشند و بابت تعیین سمت اعضاء هیئت مدیره در جلسه هیئت‌مدیره تعیین و تکلیف خواهد شد. بعد از انتخاب اعضاء هیئت‌مدیره در جلسه مجمع, هیئت مدیره جلسه ای برگزار می کند که در آن جلسه می بایست رییس هیئت مدیره، نایب رییس هیئت مدیره و مدیر عامل انتخاب شوند.
نکته مهم: مدیر عامل و رئیس هیئت‌مدیره می تواند یک نفر باشد درصورتی که تشریفات قانونی رعایت شده باشد. (طبق پیش بینی در اساسنامه).
۱۰. تعیین حق امضای شرکت
در جلسه مجمع عمومی مؤسس و یا هیئت‌مدیره شرکت، شخص یا اشخاصی به‌عنوان دارندگان حق امضا شرکت اعلام می‌گردد. با توجه به اینکه اوراق شرکت دارای دو بخش (اوراق بهادار و اوراق عادی) می‌باشد، می‌توان برای هر دو بخش حق امضاهای جداگانه‌ای در نظر گرفت. داشتن حق امضا شرکت، مسئولیتی حساس و مهم است زیرا در صورت بروز هرگونه مشکل برای اوراق و اسناد شرکت، دارندگان حق امضا شرکت باید پاسخگوی آن موارد باشند.
۱۱. وکالتنامه و قیم‌نامه
در صورت حضور وکیل یا قیم قانونی اشخاص در فرایند ثبت شرکت، ارائۀ اصل و کپی وکالتنامه و قیم‌نامه الزامی است.
۱۲. ارائه گواهی پرداخت حداقل ۳۵ درصد سرمایه شرکت
در زمان تأسیس شرکت های سهامی خاص، می بایست حداقل ۳۵ درصد سرمایه اعلام شده شرکت، در بانک مورد نظر واریز شده باشد (یعنی اگر سرمایه شرکت ۱۰ میلیون تومان اعلام شده باشد، می‌بایست حداقل ۳.۵ میلیون به حساب شرکت خود واریز کرده و گواهی واریز دریافت کنید).
۱۳. ارائه تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری
آورده‌های غیرنقدی اعضای شرکت می‌بایست با نظارت کارشناسان دادگستری، ارزیابی و قیمت‌گذاری شوند. به این کار اصطلاحاً “تقویم کردن” گفته میشود و سند حاصل از آن را تقویم‌نامه می‌نامند (یعنی اگر یکی از اعضای شرکت، دستگاهی را در اختیار شرکت قرار داده باشد، قیمت آن دستگاه را کارشناس دادگستری مشخص می‌کند نه خود آن شخص!).
خواندن مقالات زیر توصیه میشود….