در شرکت‌های سهامی خاص، تنظیم اساس نامه و اظهارنامه ضروری است. اظهارنامه سندی است که در زمان ثبت شرکت یا افزایش سرمایه، در اختیار متقاضیان قرار می‌گیرد و باید به امضای تمامی مؤسسین یا سهامداران برسد. اظهارنامه در دو نسخه تنظیم‌شده و متصدی ثبت شرکت‌ها می‌بایست نسخه دوم آن را با قید تاریخ و شماره ثبت شرکت، امضاء و به مهر اداره ثبت شرکت‌ها (یا واحد ثبتی) ممهور کرده و به متقاضی تسلیم نماید. دو مورد از نکاتی که در تنظیم اظهارنامه می‌بایست رعایت شود:
اظهارنامه ، تقاضانامه تأسیس شرکت تلقی می‌گردد و باید تاریخ داشته باشد.
مرجع مربوطه زمانی اظهارنامه را تحویل می‌گیرد که به امضای کلیه سهامداران رسیده باشد. لازم به ذکر است که در شرکت سهامی خاص، اظهارنامه، به امضای تمامی سهامداران شرکت که اقدام به تأسیس آن نموده‌اند می‌رسد.
چه مواردی در اظهارنامه می‌بایست مشخص شوند؟
اظهارنامه می‌تواند شامل موارد زیادی باشد اما در حالت کلی حتماً می‌بایست شامل یکسری موارد ضروری باشد که عبارت‌اند از:
۱. نام شرکت.
۲. هویت کامل و اقامتگاه مؤسسین.
۳. موضوع شرکت.
۴. مبلغ سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیر نقد آن به تفکیک.
۵. تعداد سهام بانام و بی‌نام و مبلغ اسمی آن‌ها. درصورتی‌که سهام ممتاز موردنظر باشد، تعیین خصوصیات و امتیازات اینگونه سهام.
۶. میزان سهام و تعهد هر یک از مؤسسین و مبلغی که پرداخت کرده‌اند با تعیین شماره حساب و نام بانکی که وجوه پرداختیدر آن واریزشده است. در مورد آورده غیرنقدی یعنی اوصاف و مشخصات ارزش آن به‌نحوی‌که بتوان از کم و کیف آورده غیرنقدی اطلاع حاصل نمود.
۷. مرکز اصلی شرکت.
۸. مدت شرکت از تاریخ ثبت به مدت نامحدود.
۹. مدیران شرکت و اشخاصی که حق امضا دارند.
۱۰. نام مدیرعامل و حدود اختیارات آن در شرکت.
۱۱ . بازرسان اصلی و علی‌البدل شرکت.
۱۲. محل شعب فعلی شرکت و مدیران آن.
۱۳. اساسنامه شرکت مشتمل بر …………… ماده و …………… تبصره است که در جلسه مورخ …………… مؤسسین شرکت به تصویب رسیده است.
به تاریخ ……………
امضاء مؤسسین
خواندن مقالات زیر توصیه می‌شود….